Regulamin Sklepu Internetowego i inne dokumenty

Prowadząc serwis internetowy lub sklep internetowy warto zadbać o odpowiednio opracowane dokumenty takie jak Regulamin, Politykę Prywatności czy dokumentację RODO związaną z ochroną danych osobowych.

Brak tych dokumentów lub nieodpowiednie dostosowanie gotowców do specyfiki i procesów zachodzących w ramach twojego projektu online może skutkować poważnymi konsekwencjami.

Co to jest regulamin sklepu internetowego i czemu służy?

Regulamin sklepu internetowego określa  zasady i wytyczne, które definiują prawa i obowiązki zarówno sprzedającego, jak i kupującego. Dokument ten musi być zgodny z obowiązującym prawem i mieć na celu ochronę interesów obu stron transakcji. Co ważne dokument powinien być łatwy do odnalezienia na stronach sklepu tak aby zapoznanie się z jego treścią było możliwe  jeszcze przed podjęciem decyzji o skorzystaniu z usług.

Jak prawidłowo sporządzić regulamin sklepu internetowego?

Sporządzenie regulaminu sklepu internetowego jest kluczowym elementem działalności każdego przedsiębiorcy prowadzącego sprzedaż online. W dokumencie tym należy uwzględnić wszystkie obowiązujące przepisy prawne oraz kwestie istotne dla konsumentów. Kluczowe elementy regulaminu sklepu internetowego to m.in. informacje dotyczące zawarcia umowy sprzedaży, a więc: zakupów, zwrotów, reklamacji, form płatności i dostawy, oraz ochrony danych osobowych. Konieczne jest też opisanie warunków wynikających z prawa odstąpienia od umowy. 

Jakie są prawa konsumenta w regulaminie sklepu internetowego?

Konsument posiadający prawo do odstąpienia od umowy zawartej w sklepie internetowym ma możliwość złożenia oświadczenia o odstąpieniu od umowy w nie później niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania towaru. Ponadto, w przypadku reklamacji towaru, konsument ma prawo do skorzystania z uprawnień wynikających z ustawy o prawach konsumenta oraz rozważenia zgłoszenia roszczeń.

Przedsiębiorca prowadzący sklep internetowy zobowiązany jest do przestrzegania praw konsumenta, w tym zapewnienia przejrzystych informacji dotyczących towarów, cen, oraz warunków i sposobu realizacji zamówienia. Obowiązkiem przedsiębiorcy jest również udzielenie pomocy i wsparcia klientowi sklepu w przypadku jakichkolwiek wątpliwości.

Czy warto skorzystać z gotowców przy tworzeniu regulaminu?

Zdecydowanie nie warto korzystać z gotowców przy tworzeniu regulaminu sklepu internetowego z uwagi na konieczność uwzględnienia specyfiki działalności przedsiębiorstwa oraz obowiązujących przepisów prawa. Korzystanie z gotowców może prowadzić do niedostosowania regulaminu do indywidualnych potrzeb sklepu oraz wprowadzenia błędnych lub nieprecyzyjnych zapisów. Nie twierdzę, że dotyczy to każdego gotowca i każdego rodzaju sklepu czy serwisu, ale warto mieć świadomość ryzyka. Wykorzystanie gotowego wzoru regulaminu sklepu internetowego niesie ze sobą następujące ryzyka:

1. Brak indywidualizacji: Gotowe wzory regulaminów nie są dostosowane do specyfiki Twojego biznesu i jego potrzeb. W rezultacie mogą nie uwzględniać wszystkich istotnych kwestii oraz nie być w pełni zgodne z charakterem i zasadami działania Twojego sklepu internetowego.
2. Ryzyko niezgodności z prawem: Gotowe wzory regulaminów mogą być nieaktualne lub nie uwzględniać wszystkich obowiązujących przepisów prawa, co może prowadzić do niezgodności z prawem i ewentualnych konsekwencji prawnych oraz kar finansowych.
3. Ograniczenie ochrony prawnej: Korzystając z gotowych wzorów, możesz nie zapewnić sobie pełnej ochrony prawnej przed ewentualnymi roszczeniami ze strony klientów czy innych podmiotów. Indywidualnie opracowany regulamin uwzględniający specyfikę Twojego biznesu pozwoli lepiej zabezpieczyć Twoje prawa.
4. Utrata zaufania klientów: Gotowe wzory regulaminów mogą sprawić wrażenie mało profesjonalnych, co może zaszkodzić wizerunkowi Twojego sklepu internetowego. Klienci są bardziej skłonni korzystać z usług firm, które wykazują dbałość o szczegóły i zapewniają indywidualne podejście.
5. Trudności w egzekwowaniu zasad: Gotowe wzory regulaminów mogą nie być wystarczająco precyzyjne, co utrudni egzekwowanie zasad korzystania z serwisu oraz rozstrzyganie ewentualnych sporów.
6. Brak elastyczności: Gotowe wzory regulaminów są często sztywne i trudne do modyfikacji. W przypadku zmiany działalności lub wprowadzenia nowych usług, może okazać się konieczne opracowanie nowego regulaminu od podstaw.
7. Potencjalne naruszenie praw autorskich: Korzystanie z gotowych wzorów regulaminów może prowadzić do nieświadomego naruszenia praw autorskich ich twórców, co może skutkować roszczeniami o odszkodowanie.
8. Brak aktualizacji: Korzystając z gotowych wzorów regulaminów istnieje ryzyko, że w przypadku zmian w prawie mających wpływ na treść dokumentów nie zostaną one zaktualizowane. Przepisy często się zmieniają, zwłaszcza te dotyczące handlu elektronicznego i ochrony danych osobowych, a śledzenie planowanych zmian w prawie i aktualizacja dokumentów jest bardzo czasochłonna.   

Przedsiębiorco czy masz aktualny regulamin?

Regulamin sklepu musi być zgodny z ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Jeśli nie zostało to spełnione po aktualizacji przepisów po 1 stycznia 2023 roku, może to narazić przedsiębiorcę na poważne konsekwencje prawne.

Jakie są konsekwencje niedostosowania regulaminu sklepu internetowego do przepisów prawa po 1 stycznia 2023?

Niedostosowanie regulaminu sklepu internetowego do nowych przepisów prawnych może skutkować naruszeniem obowiązujących przepisów prawa oraz skutkować konsekwencjami prawnymi dla przedsiębiorcy. Konieczne zmiany w regulaminie sklepu internetowego uwzględniają m.in. politykę prywatności, ochronę danych osobowych oraz zasady realizacji zamówień i zwrotów.

Nowe prawa konsumentów  wchodzące z dniem 1 stycznia 2023 r.

Od początku 2023 roku konsumentów w Polsce obowiązują nowe przepisy, które wprowadzają znaczące modyfikacje do ustawy z dnia 30 maja 2014 roku w zakresie ochrony ich praw konsumenta. Zaktualizowane regulacje, wynikające z transpozycji dyrektyw Unii Europejskiej takich jak Omnibus, Dyrektywa Towarowa oraz Cyfrowa, oraz dodatkowe inicjatywy krajowe, mają na celu lepsze zabezpieczenie konsumentów przed nieuczciwymi działaniami na rynku. Wśród kluczowych zmian znalazły się nowe wymogi dotyczące informowania o cenach podczas promocji, unowocześnione zasady dotyczące procesu reklamacyjnego, jak również środki przeciwdziałające zjawisku podwójnej jakości produktów.

Od 1 stycznia 2023 r. przedsiębiorcy są zobowiązani do prezentowania nie tylko bieżącej ceny promocyjnej, ale także najniższej ceny w okresie 30 dni przed obniżką, co ma na celu zwalczanie praktyk polegających na wprowadzaniu w błąd odnośnie rzeczywistej wartości promocji. W przypadku towarów szybko psujących się, konieczne jest wskazanie ceny sprzed wprowadzenia obniżki, a dla produktów nowych – ceny od momentu rozpoczęcia sprzedaży.

System reklamacyjny przeszedł reorganizację, wprowadzając pojęcie „odpowiedzialności za niezgodność towaru z umową” zamiast dotychczasowej „rękojmi”. Konsumentom umożliwiono najpierw żądanie naprawy lub wymiany produktu, z możliwością późniejszego ubiegania się o zwrot środków. Dodatkowo, okres, w którym zakłada się, że wada istniała w momencie zakupu, został wydłużony do dwóch lat.

Zaostrzono regulacje dotyczące oferowania produktów o różnej jakości w różnych krajach Unii Europejskiej, zabraniając sprzedaży towarów jako identycznych, jeśli różnią się one istotnie, chyba że różnice te mają uzasadnienie obiektywne.

Dla konsumentów dokonujących zakupów online wprowadzono szereg nowych rozwiązań. Platformy handlowe muszą teraz jasno informować, czy sprzedawca jest przedsiębiorcą, czy osobą fizyczną, a także wyjaśniać mechanizmy ustalania kolejności wyników wyszukiwania i identyfikować płatne promocje. Ponadto, zobowiązano przedsiębiorców do weryfikacji autentyczności recenzji oraz informowania o stosowaniu indywidualnego dostosowywania cen.

Zakazano również wykupywania biletów na imprezy masowe za pomocą botów, aby odsprzedawać je konsumentom, co ma na celu ograniczenie spekulacji biletami.

Wprowadzone zmiany mają również na celu lepszą ochronę seniorów, przedłużając okres na odstąpienie od umowy zawartej w trakcie pokazów handlowych lub wycieczek, a także wprowadzając zakaz przyjmowania płatności przed upływem tego terminu.

Nowe regulacje stanowią krok naprzód w kierunku wzmacniania pozycji konsumentów na rynku, dostarczając im narzędzi do skuteczniejszej obrony przed nieuczciwymi praktykami i zapewniając większą przejrzystość transakcji.

Prawa konsumenta w regulaminie sklepu internetowego od 1 stycznia 2023

 Prawa konsumenta w regulaminie sklepu internetowego od 1 stycznia 2023 powinny zawierać następujące informacje:

 Obniżona cena:

Konsument ma prawo otrzymać informacje o najnowszych obniżkach cen i promocjach oferowanych przez sklep internetowy. Sklep online powinien jasno i przejrzyście informować o obniżkach cen, okresach ważności promocji i ewentualnych dodatkowych warunkach korzystania z obniżek.

 Odstąpienie od umowy: Jak zamówić towar w sklepie internetowym zgodnie z regulaminem?

 Klient ma prawo do odstąpienia od umowy w terminie 14 dni od dostawy towaru bez podania przyczyny, o ile towar nie został używany lub zniszczony. Sklep internetowy ma obowiązek poinformować klienta o tym prawie przed zawarciem umowy. Jeżeli sklep tego nie zrobi, termin do odstąpienia od umowy zgodnie z prawem konsumenta, wydłuża się do 12 miesięcy. Po odstąpieniu od umowy, sklep internetowy ma obowiązek zwrócić wszystkie koszty, które poniósł konsument, łącznie z kosztami dostawy towaru.

Inne prawa,

które powinny być zawarte w regulaminie sklepu internetowego to prawo do informacji o towarach i usługach, prawo do reklamacji i zwrotu towarów, prawo do ochrony danych osobowych, prawo do bezpiecznych i bezproblemowych płatności oraz prawo do skorzystania z procedury pozasądowego rozstrzygania sporów konsumenckich. 

Kodeks cywilny a regulamin sklepu

 Kodeks cywilny jest zbiorem przepisów prawnych regulujących stosunki między osobami, zarówno fizycznymi, jak i prawnymi. Reguluje między innymi umowy sprzedaży, najmu, zasady odpowiedzialności cywilnej, prawa autorskie itp. Obowiązują one wszystkich obywateli, bez względu na to, czy prowadzą działalność gospodarczą, czy nie.
Regulamin sklepu, zarówno stacjonarnego, jak i internetowego, jest swoistym kontraktem między sprzedawcą a klientem. Powinien on zawierać wszystkie najważniejsze informacje dotyczące procesu zakupu, płatności, reklamacji, zwrotów, dostaw itp. Co ważne, regulamin nie może zawierać postanowień sprzecznych z kodeksem cywilnym ani innymi przepisami prawa – jeśli takie znajdują się w regulaminie, są one nieważne.
Obie strony – zarówno sprzedawca, jak i kupujący – są zobowiązani przestrzegać zarówno przepisów kodeksu cywilnego, jak i postanowień regulaminu sklepu (o ile, jak wspomniano, nie są one sprzeczne z prawem). Nieprzestrzeganie tych zasad może skutkować odpowiedzialnością prawną (np. za niewykonanie umowy, naruszenie praw konsumenta). Prawa i obowiązki klienta, takie jak prawo do reklamacji czy odstąpienia od umowy, regulowane są zarówno przez kodeks cywilny, jak i regulamin sklepu. 

Polityka Prywatności czyli jak gromadzisz i wykorzystujesz dane osobowe Klientów

Polityka prywatności sklepu internetowego to dokument, w którym określa się sposób gromadzenia, wykorzystywania, przechowywania i ochrony danych osobowych klientów przez daną witrynę internetową lub aplikację mobilną. Jest to kluczowy element zapewniający przejrzystość i budowanie zaufania między użytkownikami a właścicielami sklepów online, a także niezbędny element zgodności z przepisami o ochronie danych, takimi jak ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) w Unii Europejskiej.

W polityce prywatności zawarte są zwykle następujące informacje:

1. Identyfikacja administratora danych: wskazanie, kto jest administratorem danych osobowych, czyli podmiotem decydującym o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych.
2. Jakie dane są zbierane: szczegółowy opis danych osobowych zbieranych od użytkowników, takich jak imię i nazwisko, adres e-mail, dane adresowe, informacje o transakcjach, dane o przeglądarce i urządzeniu, a czasami dane o zachowaniu użytkownika na stronie.
3. Cel przetwarzania danych: wyjaśnienie, do jakich celów zbierane są dane osobowe, np. do realizacji zamówień, komunikacji z klientami, działań marketingowych czy analizy zachowań użytkowników na stronie.
4. Podstawa prawna przetwarzania danych: informacja o prawnej podstawie przetwarzania danych osobowych, np. zgoda użytkownika, niezbędność do wykonania umowy, wymogi prawne.
5. Odbiorcy danych: informacje o tym, z kim mogą być dzielone dane osobowe, w tym o ewentualnych zewnętrznych dostawcach usług, takich jak firmy kurierskie, dostawcy usług płatniczych czy podmioty obsługujące systemy IT.
6. Przekazywanie danych poza EOG: jeśli dane są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, polityka powinna wyjaśniać, w jaki sposób zapewniona jest ochrona tych danych.
7. Okres przechowywania danych: informacja o tym, jak długo dane będą przechowywane, zazwyczaj określane w kontekście konkretnych potrzeb, takich jak okres rozliczeniowy lub zgodnie z wymogami prawnymi.
8. Prawa użytkownika: opis praw, jakie przysługują użytkownikowi w związku z przetwarzaniem jego danych osobowych, w tym prawo do dostępu, sprostowania, usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”), ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz prawo do sprzeciwu.
9. Zabezpieczenia danych: opis środków technicznych i organizacyjnych stosowanych w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą czy zniszczeniem.
10. Informacje o plikach cookies: wyjaśnienie, jak sklep internetowy wykorzystuje pliki cookies i inne podobne technologie do śledzenia aktywności użytkownika na stronie.
11. Zmiany w polityce prywatności: zapis o tym, jak użytkownik zostanie poinformowany o zmianach w polityce prywatności.

Polityka prywatności powinna być łatwo dostępna na stronie internetowej sklepu, zazwyczaj poprzez bezpośredni link umieszczony w stopce strony. Jest to nie tylko wymóg prawny, ale także element budowania zaufania, informujący użytkowników o tym, jak ich dane są chronione i wykorzystywane przez sklep.

Przygotowanie regulaminu sklepu przez kancelarię

Regulamin sklepu to niezwykle ważny dokument dla każdego właściciela sklepu, zarówno stacjonarnego, jak i internetowego. Kancelaria prawna może pomóc w przygotowaniu profesjonalnego i jasnego regulaminu, który będzie zgodny z obowiązującym prawem. 

Kreator Legal Geek

Polecam skorzystanie z oferty naszego Partnera – Kreatora Legal Geek, który od ponad 8 lat pomaga sprzedawcom internetowym prowadzić ich sprzedaż zgodnie z prawem. Klienci Kreatora wygenerowali już ponad 50 000 dokumentów.  

Kreator Legal Geek umożliwia właścicielom sklepów internetowych szybkie i wygodne generowanie wszystkich niezbędnych dokumentów prawnych, wymaganych do rozpoczęcia i prowadzenia sprzedaży online. Właściciele sklepów internetowych korzystając z Kreatora znacznie upraszczają i przyspieszają proces uruchomienia własnego sklepu internetowego oraz mogą mieć pewność, że treść ich dokumentów prawnych jest zgodna z obowiązującymi przepisami. 

Główne zalety i funkcje Kreatora:

• Generowanie dokumentów: Użytkownik może łatwo wygenerować niezbędne dokumenty, takie jak regulamin sklepu internetowego, polityka prywatności RODO i cookies, a także otrzyma wzory wewnętrznych dokumentów RODO wraz z instrukcją wypełnienia.
• Dostosowanie do indywidualnych potrzeb: Dokumenty są tworzone na podstawie odpowiedzi użytkownika udzielonych przy pomocy formularza, co pozwala na ich precyzyjne dostosowanie do specyficznych wymogów i charakterystyki danego sklepu internetowego.
• Zgodność z prawem: Dokumenty przygotowywane są przez doświadczonych prawników, co gwarantuje ich zgodność z obowiązującymi przepisami prawa, w tym m.in. z RODO, przepisami dotyczącymi praw konsumenta oraz dyrektywą Omnibus.
• Aktualizacje prawne: Kreator oferuje aktualizacje dokumentów w przypadku zmian w prawie, dzięki czemu użytkownicy mają pewność, że ich dokumentacja jest zawsze aktualna i zgodna z najnowszymi wymogami prawnymi.
• Wsparcie dla różnych modeli sprzedaży: Dokumenty dostępne w Kreatorze pasują do różnych modeli sprzedaży, w tym tradycyjnej sprzedaży online oraz dropshippingu.
• Dostępność 24/7: Kreator jest dostępny online, co umożliwia dostęp do usług i generowanie dokumentów w dowolnym czasie.
• Bezpieczeństwo prawne: Dokumenty dostępne w Kreatorze są  wolne od klauzul niedozwolonych.
• Rozbudowana oferta: Kreator oferuje pakiety dostosowane do różnych potrzeb i wymagań użytkowników, co pozwala na elastyczne dopasowanie oferty do konkretnego sklepu internetowego.
• Prosty i intuicyjny interfejs: Kreator zaprojektowano w sposób przyjazny dla użytkownika, co sprawia, że proces generowania dokumentów jest prosty i intuicyjny nawet dla osób nieposiadających specjalistycznej wiedzy prawnej.

Co zyskujesz, zlecając przygotowanie regulaminu kancelarii?

• Profesjonalizm: Zlecając przygotowanie regulaminu kancelarii profesjonalistom, zapewniasz, że Twoje działania będą zgodne z najnowszymi standardami i przepisami prawnymi. Regulamin będzie precyzyjny, jasny i zrozumiały dla wszystkich pracowników.
• Osadza w kulturze: Regulamin pomaga wprowadzić kulturę zrozumienia i przestrzegania zasad i procedur w kancelarii. Pracownicy będą wiedzieć, czego się od nich oczekuje, a Ty będziesz mógł zapewnić równość i sprawiedliwość we wszystkich aspektach pracy.
• Oszczędność czasu: Przygotowywanie regulaminu może być czasochłonne, szczególnie jeśli nie jesteś obeznany w prawie. Zlecając to zadanie, zaoszczędzasz czas, który możesz poświęcić na inne aspekty swojej pracy.
• Ochrona prawna: Dobrze napisany regulamin może chronić Twoją kancelarię przed problemami prawnymi. Może obejmować przepisy dotyczące zachowania w miejscu pracy, polityki prywatności, procedury zgłaszania naruszeń itp.
• Zadowolenie pracowników: Jako pracownik, wiedza, że Twoje miejsce pracy ma jasne zasady i oczekiwania, może pomóc ci czuć się pewniej i bezpieczniej. Regulamin także pośrednio pokazuje, że troszczysz się o swoją kadrę.
• Zwiększenie efektywności: Jasne zasady i procedury sprzyjają płynności operacji i efektywności w kancelarii. Każdy wie, co robić, kiedy to robić i jak to robić.
• Zgodność z prawem: Zlecając przygotowanie regulaminu, masz pewność, że wszystkie elementy tego dokumentu będą zgodne z obowiązującymi przepisami prawnymi, co minimalizuje ryzyko ewentualnych sporów prawnych. 

Jak złożyć zapytanie?

Kliknij przycisk poniżej i zapoznaj się z ofertą Kreatora Legal Geek, dzięki któremu wygenerujesz zgodne z prawem dokumenty, niezbędne do uruchomienia i prowadzenia sprzedaży w sklepie internetowym.